Tomar la decisión de constituir una sociedad en El Salvador, no es fácil, muchos emprendedores que han decidido dar este paso en sus negocios y actividades comerciales, han tenido que buscar previamente asesoría sobre el proceso que conlleva, tiempos, costos y requisitos. En muchas ocasiones, se cree que constituir una sociedad solo implica: que dos o más personas naturales (físicas) o sociedades (entidades) se unan y decidan convertirse en accionistas, otorgar la escritura de constitución ante Notario Público Salvadoreño, que es el Pacto Social que va a regir la sociedad, un contador elabora el balance inicial de la Sociedad, se pagan los aranceles correspondientes y se presenta la documentación al Registro de Comercio para obtener finalmente la inscripción de la Sociedad, y que una vez sucede esto, todo termina hasta allí y no es verdad. Esto es el comienzo de una Sociedad que ha nacido a la vida jurídica.
Desde que la sociedad se encuentra inscrita y debidamente registrada en el país, surgen una serie de obligaciones dadas por nuestra Legislación, en materia contable, legal y tributaria. El propósito de este artículo es recorrer algunas de las obligaciones más importantes que debe cumplir toda sociedad en El Salvador. Éstas se encuentran contempladas a lo largo del Libro II de nuestro Código de Comercio.
OBLIGACIONES MERCANTILES DE LAS EMPRESAS EN EL SALVADOR
En primer lugar, es obligación para toda sociedad constituida y registrada en El Salvador llevar contabilidad debidamente organizada bajo un sistema aceptado de contabilidad y bajo el respaldo de Contadores Públicos y Auditores autorizados. En este aspecto, siempre aconsejamos a nuestros clientes, la elaboración y autorización de su sistema contable, el cual será autorizado por un Licenciado en Contaduría Pública debidamente acreditado de la profesión de la Contaduría en El Salvador, que incluyen: Descripción del Sistema, Políticas Contables, Catalogo de cuentas y Manual de Aplicación de Cuentas, con base a las NIIF Para Pymes, a su vez, la elaboración de los diez Libros legales y contables que exige las leyes en El Salvador, los cuales se denominan: 1) Libro Diario Mayor, 2) Libro de Estados Financieros, 3) Libro de Registro de Accionistas, 4) Libro de Actas de Junta General de Accionistas, 5) Libro de actas de junta directiva, 6) Libro de acuerdos de Administrador Único, 7) Libro de Aumento y Disminución de capital, 8) Libro de Ventas a Contribuyentes, 9) Libro de ventas a consumidores y 10) Libro de compras.
La contabilidad deberá llevarse en idioma Castellano y en dólares de los Estados Unidos de América, como moneda de curso legal y otro aspecto muy importante es que debe llevarse localmente, en nuestro país.
Otra de las obligaciones que surgen, es que las Sociedades deberán inscribir anualmente en el Registro de Comercio, el Balance General, el Estado de Resultados y el Estado de cambios en el patrimonio, documentos que tienen que estar debidamente certificados por Contador Público autorizado en el país. Esto debe ser realizado con el fin de que al cierre de cada año fiscal las sociedades demuestren la situación económica de la empresa.
Así mismo, todas las sociedades están obligadas a nombrar un Auditor Externo y hacerse auditar una vez al año.
Podemos mencionar a su vez, que es obligación de todas las Sociedades matricular su empresa mercantil y sus establecimientos en el Registro de Comercio, éstos son documentos que facultan para ejercer el comercio en general y en éstos se define, la dirección física en donde se encuentra establecida la sociedad. Cuando las sociedades se constituyen en El Salvador, se genera por ende la primera matrícula de empresa y de establecimiento. Ahora bien, las matriculas de empresa deberán renovarse anualmente, en el mes en el que la sociedad se inscribió en el Registro de Comercio. Los derechos de renovación de matrícula de empresa se calculan con base al activo de la empresa. En caso de no renovarse dentro del plazo establecido, se deberá cancelar una multa adicional a los costos de renovación.
OBLIGACIONES TRIBUTARIAS DE LAS EMPRESAS EN EL SALVADOR
En cuanto a las obligaciones tributarias, con base al Artículo 91 del Código Tributario todo comerciante individual o social, como lo son las Sociedades, están en la obligación de registrarse como contribuyentes y realizar sus declaraciones de impuestos mensuales y anuales. Entre los impuestos principales en El Salvador, podemos mencionar: El Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y Prestación de Servicios, que conocemos como IVA, lo cual equivale a una tasa impositiva del trece por ciento (13%) que recae a cualquier transferencia o prestación de servicios que efectúe la sociedad y la forma de pago de este impuesto es mensual, los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al que se recaudó. Otro es el Anticipo al Impuesto sobre la Renta, que se conoce generalmente como el pago a cuenta, que se paga mensualmente, específicamente los primeros 10 días hábiles de cada mes, y equivale al uno punto setenta y cinco (1.75%) de los ingresos brutos y se encuentra también el Impuesto sobre la renta, que se debe pagar anualmente, a más tardar el treinta de abril de cada año, con una tasa impositiva de entre el veinticinco y treinta por ciento (25-30%) que recae sobre las utilidades de la Sociedad. Es importante indicar que existen otros impuestos especiales que pueden ser aplicados, según el giro de la Sociedad.
OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL DE LAS EMPRESAS EN EL SALVADOR
Desde el momento que las sociedades contratan a su primer empleado surgen obligaciones laborales y de seguridad social que deben ser cumplidas. Para ello, las sociedades deben proceder a registrarse como Patronos en el Instituto Salvadoreño del Seguro Social (ISSS), así mismo en el Ministerio de Trabajo y Previsión Social y en la Administradora de Fondo de Pensiones que sea seleccionada. A su vez, será obligación llevar y manejar una planilla administrativa de los empleados, con la cual, se hará quincenal o mensualmente el cálculo del salario, comisiones, horas extras, vacaciones, aguinaldo y demás prestaciones de Ley que deben ser canceladas a cada uno de los empleados.
OBLIGACIONES MUNICIPALES DE LAS EMPRESAS EN EL SALVADOR
De igual forma, surgen para las Sociedades una serie de obligaciones municipales, éstas también dependerán de las actividades comerciales o giro del negocio, por ejemplo, una sociedad que se dedica a la comercialización de enseres para él hogar, no tendrá las mismas obligaciones municipales de un restaurante o bar. Entre algunas de las obligaciones municipales, podemos mencionar en primer lugar, el inscribir a la Sociedad en la Alcaldía Municipal correspondiente a su domicilio, con el objetivo de que la Alcaldía ya tenga dentro de su sistema, la existencia de su Sociedad y con esto, se empieza a generar el pago de impuestos municipales que correspondan. En el caso que el giro de la sociedad así lo requiera, van a ser necesarios a su vez, la obtención de permisos municipales, o en ciertos casos, como por ejemplo construcciones, talas de árboles, también será necesario obtener permisos en la Alcaldía para realizar esa actividad. En el caso de los restaurantes o Bares, surgen otros permisos especiales que deben solicitarse, ya que para que puedan operar, la Alcaldía Municipal de donde se encuentran ubicados, debe otorgarle una licencia de funcionamiento y concederle permiso de venta de bebidas alcohólicas en el caso aplique, y si realiza actividades musicales, solicitar dicho permiso. En el caso que las sociedades deseen utilizar rótulos o alguna valla publicitaria en el establecimiento donde se encuentren domiciliados u operando, deberán comunicarlo a la Alcaldía respectiva y gestionar los permisos para colocar elementos publicitarios.
OTRAS OBLIGACIONES DE LAS SOCIEDADES EN EL SALVADOR
Un tema muy importante y que actualmente las entidades de nuestro país están regulando con mucha más preponderancia, es la obligación de cumplir con todas la normativa relativa a la Ley Contra El Lavado de Dinero y Activos, su reglamento e Instructivos emitidos por la Unidad de Investigación Financiera de la Fiscalía General de la República (UIF). Entre las obligaciones más importantes que deben ser cumplidas en este tema, está la de reportar diligencias u operaciones financieras sospechosas y/o todas aquellas que superen el monto determinado por nuestra Ley, el nombramiento de un Responsable u Oficial de cumplimiento, remitir reportes de operaciones sospechosas a la UIF, contar con políticas internas de debida diligencia para conocer a sus usuarios o clientes, archivar la documentación de sus operaciones, así como realizar capacitaciones a sus empleados sobre estas normativas y Leyes.
¿Cuál es la importancia de cumplir con todas las obligaciones? Permite mantener la Sociedad al día, en buen funcionamiento y operaciones, y se evita que a la sociedad se le impongan sanciones determinadas por nuestra Ley, por incumplimiento de las mismas.
Como se puede ver con este resumido recorrido, es cuando las sociedades se constituyen que apenas inicia el camino de cumplimiento de las obligaciones más importantes que vienen exigidas por nuestra Legislación y diversas normativas, no obstante, esto no debe desmotivar a ningún emprendedor o comerciante, que desee constituir una sociedad, ya que toda vez que busquen expertos en estas materias relacionadas, como lo son Abogados en El Salvador, Contadores Públicos y Auditores salvadoreños debidamente autorizados, Licenciados en Administración de Empresas, entre otras profesiones relacionadas que puedan asesorarles en estos procesos, no tendrán ningún inconveniente en el cumplimiento ordenado y eficaz de todas las obligaciones que he tratado de detallar resumidamente. Como Firma legal y contable en El Salvador, estamos para apoyarles en su idea de constituir una sociedad y registrar una empresa en El Salvador, para brindarle toda la asesoría que necesita.